プロジェクトを成功に導くためには、メンバーの状況把握、課題の早期発見、そして適切なコミュニケーションを図ることが重要です。

今回は、PJ Insight（PJI）がプロジェクト管理にどのように役立っているのか、弊社プロジェクトマネージャー（PM）に聞いた実際の活用事例をもとにご紹介します。

NCDCのプロジェクトマネージャーが実践するPJI活用方法

はじめに、弊社でのPJI活用事例について改めて紹介したいと思います。弊社では、毎週月曜日に設定されている全社会議でプロジェクト状況を確認、その後確認内容に応じてプロジェクトを運営、そして金曜日にPMからPMOへプロジェクト報告レポートを送信というスケジュールを取っています。

NCDC

（画像やスケジュールに関する詳細はPJ Insightを開発したNCDC株式会社での活用事例を紹介しますをご確認ください）

そのため毎週月曜日に、社内の全てのプロジェクトに対して、プロジェクトマネージャーやプロジェクトマネジメントオーナー（PMO）を含む全メンバーへPJIからアンケートが送信されるように設定しています。メンバーは届いたアンケートに対して、プロジェクトの現状を振り返りながら率直に回答します。これらの回答結果は、月曜朝の全社会議で確認するようにしています。

多くのPMはこのアンケート結果を、プロジェクトの状況把握や課題の有無、メンバーの状況認識の確認に役立てています。

金曜日にはPMからPMOへのレポート提出を求めるようにしているので、PMはアンケート結果を再度確認し、その週のプロジェクト状況の報告に活かすといった運用ができます。

PMから聞こえたPJ Insight導入で便利になったプロジェクト運営

PJIの導入によってプロジェクトの運営がどのように変化したのかを社内のPM数名にインタビューしてきたので、ここではそのインタビュー内容の一部を紹介したいと思います。

「アンケートで聞きたい内容が聞ける」

「定例ミーティングの時間を使って聞くほどではなかったが、気になっていたプロジェクト状況に関するメンバーの意見を、PJI導入後のアンケートによって簡単に確認できるようになり助かっている」との声が多く上がりました。

アンケートの内容については、各プロジェクトごとに好きなように設定できるものの、弊社では初期設定として運用しているQCD（品質・コスト・納期）に関する内容を聞きたかったという声が最も多く上がりました。各PMは自身のプロジェクトで初期設定のまま活用していることが伺えました。

「メンバーの本音が見えるようになった」

「アンケート結果が予想外に低い評価をつけられていた時に、プロジェクト状況に対する認識のズレがメンバーとの間に発生しているんだなと気づけた」という声がありました。

以前は、プロジェクトに問題が起こりそうになってからしか聞けなかったメンバーからの不安視する声が、PJI導入後からはアンケートコメントなどで簡潔に聞けるようになったそうです。このため、問題の早期発見から改善に繋げられるようになったとのことです。

また、PMがプロジェクト状況に不安を感じている場合でも、メンバーのアンケート回答内容によっては「現在のプロジェクト状況で必要以上に不安視する必要がないと思えた」と言った声も聞けました。なぜなら、メンバーがアンケートを高い評価で回答している場合、PMは「メンバーがプロジェクトに対して前向きに取り組んでくれている」、「メンバーは現在の状況に対して実はそこまで問題視していない」と言ったことを感じられたためだそうです。

「レポート機能でPMOへの報告がスムーズになった」

「週に一度、PMO宛にプロジェクト状況を報告するレポート機能が存在するおかげで、問題が起こりそうな時や緊急時における報告速度やPMOの状況把握速度が上がった」との声を聞けました。

PJI導入前はプロジェクトで予期していない事態が起きた時に、そのプロジェクトの概要・問題が起こりそうなこと・問題発生の経緯と原因・検討している対応策などを細かく説明する必要があったとのことでした。 しかし、PJI導入後からはPMOへ毎週プロジェクト状況を報告しているため、週ごとに直近のプロジェクト状況を把握できています。 よって問題が起こりそうな時の説明も短く簡潔に行えたり、さらにはPMOの方からプロジェクト状況に問題がありそうと指摘していただけたりすることもあると言っていました。

「メンバーの『生の声』が記録されていく」

「PJ Insightでは、メンバーのプロジェクトに対する認識や感覚が数値やコメントとして記録されていくため、 プロジェクト改善を行う際の振り返りに役立つ」と言った声がありました。

ミーティングでは伝えづらい内容や伝え忘れた内容などがコメントとして残ったり、メンバーごとのプロジェクト状況に対する数値評価が毎週記録され、傾向やグラフとしても表示されるため、プロジェクトに対する情報が自然と整理され、スムーズなプロジェクトの振り返りや今後の改善に繋げる運営が可能になったとのことでした。

「プロジェクト状況がより深く見えるようになった」

「PJIの他に会社が使用している収支・工数管理ツールを組み合わせて使用することでプロジェクト状況がより深く見えるようになる」との声が上がりました。

PJIのアンケート上で得られたコメントといった定性的な評価内容や数値回答による定量的な評価と、収支・工数管理ツール上で実際にメンバーが稼働した記録を照らし合わせることでプロジェクト状況がより深く理解できるようになると言った内容でした。

最後に

PJ Insightを活用することで、プロジェクト状況の可視化、メンバーやPMOとのコミュニケーションの円滑化、情報共有の促進などが実現され、プロジェクト成功の可能性を高めることができるようになります。

ぜひ PJ Insight を導入し、プロジェクト管理を効率化してみませんか？