近年、さまざまなプロジェクト管理ツールが登場しています。自社に適したプロジェクト管理ツールを活用して、プロジェクトの促進を図りたいものです。その一方で、どのようなツールを選んでよいのかわからないと悩む担当者も多いのではないでしょうか。そこで、プロジェクト管理ツールのメリットや機能を確認したのちに、選び方について紹介します。
プロジェクト管理ツールのメリット
まずは、プロジェクト管理ツールの概要と、導入メリットを見ていきましょう。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクトを適切に進めるためには、適正配置による人材の最大化、進捗状況の可視化による遅延の防止、トラブルの早期発見など、多方面から状況を把握したうえで管理していかなければなりません。
プロジェクト管理ツールには、プロジェクトにかかわる「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」を管理する機能が備わっています。それらによって、プロジェクトの進行をサポートするのです。
現在、さまざまな種類のプロジェクト管理ツールが提供されています。一般的に、次のような機能を備えていることが多いです。
- ガントチャート機能
進捗状況を管理するためのスケジュール機能です。作業工程を一覧表示し、棒グラフ状で進捗状況を把握できます。業務の遅延に気づきやすいだけでなく、遅延による今後の影響も認識しやすくなります。
- タスク管理機能
メンバーに振り分けたタスクを管理する機能です。各メンバーの「今どのような業務を行っているか」「次に行うべきタスクは何か」を把握できるため、業務の進行や調整がスムーズになります。
- ファイル共有機能
ファイルをメンバー間で共有する機能です。画像データやPDF資料などの必要情報を共有することで、メンバー間で情報が常に同じ認識となるため、打ち合わせ前に認識をそろえる手間が省け、スピーディーな決断が可能です。
- Wiki機能
打ち合わせ議事録や仕様書、日報など、日々更新される情報を蓄積できる機能です。メンバーの誰もが情報を追加・更新でき、メモやプロジェクトの関連情報など、幅広い情報の蓄積が可能です。ナレッジ共有につながり、「人に聞くまででもないけれど、あれはどうなったんだっけ」といった疑問を解決するのにも役立つでしょう。
- 掲示板機能
伝えるべき情報をプロジェクトメンバーへ周知できる機能で、リマインドにも活用可能です。メンバー全員が閲覧可能であることが基本ですが、必要なメンバーだけに情報を届けることができるものもあります。また、投稿したらプッシュ通知が届いたり、既読機能があったりするため、情報の見落とし防止も可能です。
- メッセージ・チャット機能
短いメッセージを送受信できる機能です。前置きなしの率直な文面が使用されるため、メンバー間の気軽なコミュニケーションを活性化します。ツールによってはディスカッションができるものもあります。
- 予算管理機能
予算管理とは、プロジェクトにおける売上やコストの予測と実績を把握し、差分が生じないようマネジメントすることです。業務プロジェクトの工数に人件費をかけた工数予算、経費や購買履歴を管理することによるコスト管理、予算と実績を対比する予実管理などの機能があります。
プロジェクト管理ツールの効果やメリット
- 既存のツールよりも手間がかからない
プロジェクトの管理は、エクセルによるガントチャートやタスク管理、社内チャットによるコミュニケーション、もしくは社内ポータルによる情報共有など、既存のアプリケーションやツールでも可能です。しかし、その場合は複数のツールに情報が分散されるため、各メンバーは多数のツールを操作して情報把握に努めなければなりません。
例えば、エクセルでガントチャートを作成する場合は、それだけでは情報共有できないため、社内ポータルにアップロードしたり、社内のクラウドストレージに格納したりする作業が生じます。また、見落としを防止するためには、社内ポータル・クラウドにアップロードしたことをメンバーチャットで告知する必要もあるでしょう。このやり方では、エクセルを更新するたびに、共有するために同じ手間をかけることになります。一方、プロジェクト管理ツールならば、単一のツールでプロジェクトにかかわる機能を網羅するため、手間を大きく省力化できます。
- 各機能の性能が高い
上述のように、ガントチャートはエクセルでも作成できますが、専門のツールではないため、ゼロから作成しなければなりません。しかし、プロジェクト管理ツールのガントチャート機能を使えば、テンプレートを利用して作成時間を短縮できます。
タスク管理についても、テンプレートがある、進捗管理で「忙しい」「もうすぐ手があく」などの細かいラベルがつけられる、タスク完了にかかる時間情報の入力ができるなど、プロジェクト管理に役立つさまざまな機能を備えたツールがあります。
ただし、ツールによって特徴は異なるので、自社（もしくはプロジェクト）の使用目的に合った製品を選ぶ必要があります。
プロジェクト管理ツールのタイプと選び方
プロジェクト管理ツールにはどのようなタイプがあるのか、機能と利用環境のふたつの切り口から紹介します。そのうえで、選ぶ際の基本的な考え方を見ていきましょう。
プロジェクト管理ツールのタイプ 機能編
搭載機能で分類すると、以下の2タイプが選択肢になります。
- 多機能型
さまざまな機能をバランスよく配置したタイプです。それだけで多くの役割を果たすため、社内で使用するツールの数を絞ることができます。
一定規模以上のプロジェクトで、進捗管理や情報共有などの手間が大きいならば、進捗管理と情報共有双方の機能を持った多機能型がおすすめです。特に、多数のプロジェクトを同時進行で抱えている企業や、複数案件を掛け持ちしているメンバーがいるような職場では、スケジュールやタスクの可視化、情報共有、コミュニケーションなどを幅広く効率的に行わなければなりません。多機能型が便利であり、適しているといえるでしょう。
また、プロジェクトを一元管理してナレッジを蓄積することで、ほかのプロジェクトでもタイムロスなくナレッジを活用することが可能です。
- 機能特化型
「タスク管理」「情報共有」「予算管理」など、特定の機能に特化したタイプです。必要とする機能が少ない場合に適しています。
例えば、大型のツールを導入することはコストがかかるため避けたい場合や、既存のツールを活用しつつ不足部分をピンポイントで補いたいという場合におすすめです。
機能特化型を選択するならば、自社プロジェクトにおける課題を明確にして、必要な機能を追求することが重要です。また、現在利用中のツールと新たに導入するツールの連携や互換性も確認しておきましょう。
プロジェクト管理ツールのタイプ 利用環境編
提供体制、無料プランの有無といった利用環境も、ツール選択の判断基準となります。
- 提供体制
プロジェクト管理ツールにはオンプレミス型かクラウド型があります。オンプレミス型は自社サーバを調達し、運用も自社で行います。ネットワーク環境がなくても利用でき、カスタマイズ性が高いことがメリットです。一方で、初期費用が大きくなる点に注意が必要です。
クラウド型はインターネットを通じてベンダーが提供するサービスを利用します。ネットワーク環境があればどこでも利用できるため、テレワークやモバイル対応がしやすいです。初期費用が少ない一方で、データ使用量やユーザー数に応じた利用料が毎月かかります。契約後のランニングコストが想定以上にならないよう、しっかりと見積もりをとることが重要です。
また、近年は導入数が減っていますが、アプリケーションソフトをパソコンにインストールするパッケージ型ツールもあります。インストールするだけという手軽さはありますが、インストールしたパソコンでしか使用できない点に注意が必要です。
- 無料プランの有無
本格的な導入の前に使用感を確認できるかどうかは、大きなポイントです。導入前の確認といっても、「機能が限定された無料プラン」「有償プランのトライアル利用」「デモ画面の閲覧」などツールごとに提供形式は異なります。デモ画面はイメージをつかむには十分ですが、実際にツールを操作できる無料プランやトライアルを利用したほうが、よりツールへの理解が深まるでしょう。
プロジェクト管理ツールを選ぶ際の基本
自社に適したプロジェクト管理ツールを選定するための基本的な考え方を紹介します。
- 現場の声を重視する
導入したツールを使うのは現場の人材です。UIやUX、既存のツールとの相性など、現場の声を反映して選ぶと導入後にスムーズに浸透します。現状の課題を現場から丁寧に聞き、ツール選びの参考にすることも有効です。
- 求める機能の優先順位をつける
多機能なツールを選んでも、結局使われない機能が多くてはもったいないです。また、高機能のツールを選んでも、機能を生かせなければ意味がありません。必要性の高い機能は何か、また、どの程度の性能を求めるのかを社内で整理したうえで選びましょう。
プロジェクト管理ツールの比較ポイント
機能性や使い勝手によって候補を絞った後も、最終的にどれを選ぶか迷うことがあるでしょう。機能や使い勝手以外の比較ポイントを紹介します。
- サポート体制も確認
導入サポート、アフターフォローなどが該当します。サポートの対応時間帯が長いことはもちろんですが、疑問が生じたときのために、電話やメール、チャットボットなど複数の対応チャネルがあると安心です。
- カスタマイズ性
自社の仕様やフローに合わせたいのであれば、カスタマイズ性の高さが必要です。導入前からカスタマイズ性を把握することは難しいため、営業担当者や技術者から具体的な説明を受けましょう。
- 連携
自社の既存ツールやシステムと連携したい場合は、連携が可能かどうかを確認します。連携できる場合も、制限が生じることがあるため、連携の度合いや具体的内容を確認します。
- 費用
オンプレミス型であればサーバ維持費や運用保守費用、クラウド型であれば初期費用だけでなく、導入後の月額利用料、利用ユーザーが増えたときの費用が発生します。初期費用だけでなく、多方面から費用を検討します。
- 対応言語
国内企業であれば、日本語だけでもよいかもしれませんが、海外支社でも利用したい、もしくは将来的に海外展開を考えているといったケースでは、対応言語を確認します。
- セキュリティ
情報漏えいは企業の信頼性にかかわるため、セキュリティ対策がなされているかは重要です。また、権限管理やアクセスログの有無など、内部統制機能も高いほうがよいでしょう。
プロジェクト管理ツール 機能別４選
機能ごとに代表的なプロジェクト管理ツールを紹介します。
多機能型
多機能で柔軟性も高く、自在に機能を組み合わせることが可能です。繰り返す業務は自動化機能で効率化する、終了したプロジェクトアーカイブを振り返りや分析に役立てるなど、多くの機能があります。また、Outlook、Dropbox、Zoom、Salesforceなど、50以上のツール・システムと連携できます。
機能特化型
機能特化型として、「タスク管理」「情報共有」「予算管理」タイプの代表的な管理ツールを紹介します。
- タスク管理：backlog
特にタスク・プロジェクト管理に必要な機能がそろっています。ガントチャートやマイルストーンなどが直感的に表示されることで、プロジェクトの進捗がひと目で把握できます。また、チームの作業を一箇所にまとめる、担当者ごとの期限を明確にするなどのタスク管理で、見落としを防ぐことができます。
- 情報共有：Chatwork
チャットツールとして有名ですが、タスク管理・ファイル管理・メンバーとのビデオ通話などの機能があり、チーム内での情報共有に活用できます。使い方がシンプルであることや、無料で始められる点も特徴です。
- 予算管理：クラウドERP ZAC
多くの機能があるなかで、プロジェクトごとの予算計画・個別原価計算・予実対比などの機能が充実しています。プロジェクト損益をタイムリーに把握可能です。また、現状だけでなく今後の損益予測もできるため、予測をもとに損益の改善が図れるでしょう。
プロジェクト管理ツールと合わせて「PJ Insight」の活用がおすすめ
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを成功させるために非常に有効なツールです。プロジェクト管理ツールを活用することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握し、管理することができます。しかし、進捗管理をするだけでは、プロジェクトのリアルな状況や炎上の兆候、メンバーの本音を把握するには不十分です。
プロジェクト管理ツールと合わせてPJ Insightの活用をおすすめします。
PJ Insightは、毎週１回、メンバーに対して、プロジェクトの品質、納期、コストやコミュニケーションなどの項目について、５段階評価で回答するアンケートを実施します。その収集結果を時系列データにして、プロジェクトの状況や炎上の兆候を可視化します。
メンバーが明確な炎上の兆候をプロジェクトマネージャーやPMに伝えられない場合でも、データの推移からプロジェクトが低迷傾向にあるなど察知することが可能です。
データから炎上の兆候が見られた場合は、1on1などでメンバーからヒアリングを行い、炎上リスクに対し、早期にアクションを起こすことができます。
また、PMOはプロジェクトマネージャーの報告だけでなく、現場のリアルな声も把握することができ、適切な支援を行うことが可能です。
PJ Insightは、アンケート、プロジェクトの現状把握、炎上リスクの早期解決のサイクルを繰り返し、プロジェクトの状況を継続的に改善する、プロジェクトのヘルスチェックツールです。
無料で使えるフリープランをご用意していますので、ぜひこの機会にPJ Insightの導入をご検討ください。
