プロジェクトマネジメントに欠かせない知識のひとつとしてQCDがあります。以前は製造業で重要視されていましたが、他業種でも使われるようになり、プロジェクトマネジメントの基礎知識となりました。QCDの意味とともに、QCDにおいて必要となる管理や、管理するためのポイントについても紹介します。

QCDとは

QCDとは、プロジェクトマネジメントにおける重要な3要素である、Quality（品質）・Cost（費用）・Delivery（納期）の頭文字を並べた言葉です。重要度が高い順となっており、最初の文字Qで始まるQualityが最優先されます。これら3要素でプロジェクトの目標を定め、その目標に向けてプロジェクトを管理し、進めていくことが肝要となります。

Quality：品質

プロジェクトの成功には、プロダクトの品質マネジメントは欠かすことができません。売り上げを維持、さらには向上するためには、顧客のニーズに応えるだけでなく、プロダクトの品質を維持向上させる必要があります。そのためには、一定以上の品質を維持できる合格ラインを設定し、プロダクトごとに合格ラインを満たしているかどうかを確認しなくてはいけません。

プロジェクトが小規模であれば、プロジェクト完了時点の品質確認だけで十分でしょう。緻密な品質マネジメントの実施は、それだけコスト増をもたらし、納期も延びてしまいます。品質の維持に必須というわけでなければ、不要な確認作業は極力省きます。

Cost：コスト

プロジェクトは大規模になるほど、原材料費や人件費などのコストも増大します。前述した品質維持のために行う確認作業も、大規模になるほど作業量が増え、コスト増の一因となります。しかし、顧客はコストを抑えたいと考えています。必要だからとコストを増大させるのではなく、顧客ニーズを聴取しながら、コストを最低限に抑えるよう適切なコストマネジメントを行わなければいけません。なお、コストは市場価格の変動からも影響を受けるので、状況の変化が生じても予算を超えないよう設定する必要があります。

Delivery：納期

プロジェクトの始動からプロダクトの納品までの工程を適切に管理することで、納期達成を実現することもプロジェクトにとって重要です。まずは各工程を書き出し、それぞれの工数を試算することでスケジュールを考えます。検討したスケジュールが納期達成を満たさない場合には、工程に無駄がないか、効率化や人員の補充で短縮できないかを検討しなくてはいけません。すべてがスケジュールどおりで問題なく進むことは少ないので、トラブルにより遅延が生じた際にあてる予備分の検討も必要です。

QCDを達成するために必要な管理

QCDはプロジェクトの目標を定める指標であり、そこで定めた目標にもとづき管理を進めることでプロジェクト達成を目指します。しかし、目標を定めただけでプロジェクトを達成できるとはいえません。そこに至るまでのプロセスを管理することも重要です。QCDを達成するためにどのような管理が必要かを紹介します。

スコープ管理

スコープ管理とは、プロジェクトにおけるプロダクト、目標、作業範囲を定義・管理することです。プロジェクトは複数人で目標を共有し、それぞれが担当する作業を行うことでひとつのプロダクトを完成させます。プロダクトや目標が共有できていなければ、メンバーの行動に統一感がなくなり、作業範囲が明確でなければ、作業の重複や作業もれを招いてしまいます。作業範囲を定義・管理することで、プロジェクトにおけるタスクが明確になるため、スコープ管理はプロジェクトを進めるうえで重要な管理といえるでしょう。

なお、スコープは下記の2種類に分けられます。定義する際にこれらを意識するとよいでしょう。

  • プロダクトスコープ：プロダクトの明確化
  • プロジェクトスコープ：作業範囲の明確化

要員管理

プロジェクト達成において必要な人員を集め、チームを組織し、管理します。各メンバーの持つスキル・適正は異なるので、把握したうえで適切なタスクを割り振らなければいけません。

要員管理において重要なのは、人員の収集や配置だけではありません。プロジェクトチーム内でコミュニケーションが不足すると、チームワークの低下や不必要な衝突が起きてしまう可能性があります。そのため、PM（プロジェクトマネージャー）には、メンバー間のコミュニケーションを活性化させ、チームとしてのパフォーマンスが向上するようなリーダーシップが求められます。

また、プロジェクトの達成には、チームのメンバー間および外部関係者との間の信頼関係が重要です。複数人でひとつの目標に向けて作業を進めるプロジェクトマネジメントでは、関係者間の信頼関係の構築を意識しましょう。

PM について詳しくは、「プロジェクトマネージャーは案件成功の要！役割や求められるスキルは？」をご参照ください。

情報管理

プロジェクト内の情報を管理し、伝達を制御することは、チームで作業するうえで欠かせません。誤った情報は大きなトラブルへとつながる可能性があります。伝えて終わるのではなく、情報が正しく伝わっていることをしっかりと確認しなければいけません。

PMのようにプロジェクトを管理する立場のメンバーには、プロジェクトにかかわるすべての情報を伝えておくほうがよいでしょう。しかし、作業の内容や立場によって必要な情報は異なります。必要のない情報まで伝えることは、かえって混乱を招く要因にもなるため、情報は必要としている関係者に適切に伝えることが肝要です。

情報伝達を円滑にするため、社内SNS、会議の運用、情報の共有方法などの、コミュニケーションインフラの整備も必要です。

リスク管理

どのようなプロジェクトであってもリスクは存在しています。そこで、想定されるリスクについて継続的管理をしていく必要があります。また、想定外のリスクが発生しても対応できるよう、PMやメンバー間の情報共有はしっかり押さえておきましょう。リスクを管理する一方で、利益は最大限になるようにすることも重要です。

調達管理

外部からプロジェクト達成に必要となる資源やサービスを発注しただけでは、調達管理は終わりません。契約は正しく行われたか、納期までに納品されたか、納品物の品質は確保されているかといったすべてのプロセスを確認する必要があります。最初に紹介したスコープ管理の段階に調達管理も含め、調達手段・資源・数量・時期を明確にしておきます。

QCDへのPDCAサイクル活用

企業運営におけるさまざまな場面で使われるPDCAサイクルは、QCDを管理するうえでも効果的です。改善策が当初の目的から外れた施策になっていないかを確認しつつ、継続的に改善を進めていきます。

  1. 現状の把握
    • プロジェクトメンバーにアンケートや1on1などでヒアリングを実施し、課題を洗い出します。プロジェクトの現場で働いているメンバーは、プロジェクトの進捗状況や課題点に最も敏感です。数値では表現しにくいもの、小さな無駄や不満なども細かく洗い出すと効果的です。
  2. 適切な改善策の策定
    • 洗い出した課題から改善策を検討します。改善策は現状のコストや期限を考慮したうえで実現可能な策を複数考え、そのなかで効果が最大限に期待できる策を選定します。
  3. 改善策の実行
    • 改善策はQCDの項目ごとに分けて実施するとよいでしょう。以下は一例です。
      • Quality：品質基準の新規策定、チェック体制の再構築
      • Cost：発生コストの精緻化により不透明な部分を削る
      • Delivery：工数の整理、トラブル発生時の迅速な情報共有体制
  4. 改善策の効果検証
    • 施策の効果がどれほどかを検証します。顧客満足度や従業員エンゲージメントのような感覚的な指標であっても、数値化することで効果の見える化が可能です。数値化しにくい指標だけでなく、数値化しやすい製造原価やリードタイムなどの指標も活用し、さまざまな側面から検証するとよいでしょう。
      期待する効果が得られなかった場合は、原因を追究し、次の改善策につなげていきます。PDCAサイクルを回すことにより、より効率的なQCDの管理が可能となるでしょう。

プロジェクト管理ツールの利用

QCDを効率的に管理できるツールが、さまざまな企業から提供されているので、活用すると便利です。進捗状況を可視化し、コミュニケーションの利便性を高めることでチームの活性化が期待できます。プロジェクト管理ツールの主な機能としては下記が挙げられます。

  • ガントチャート：作業工程を棒グラフ状で示し見える化
  • ファイル共有：写真や資料などの情報共有
  • Wiki：ミーティングの議事録、商品の仕様書などのさまざまな情報の蓄積
  • 掲示板：プロジェクトメンバーへ重要情報の周知・リマインド
  • メッセージ・チャット：メンバー間での容易なコミュニケーション
  • 予算管理：プロジェクトに必要な人件費を計算することでコストを管理

プロジェクト管理ツールと合わせて「PJ Insight」の活用がおすすめ

PDCAの中で説明した現場の把握はプロジェクト人数も多くなってくると把握すること自体が難しくなってきます。しっかり現場を把握するためにはプロジェクトマネージャーの工数を多く使うことになります。たとえ人数が多くなっても現場の把握を効率的に行うためのツールとしてPJ Insightを開発しました。

プロジェクト管理ツールと合わせてPJ Insightの活用をおすすめします。

PJ Insightを活用したPDCAサイクルの手順は、以下の通りです。

  1. 現状の把握
    • PJ Insightは、毎週１回、メンバーに対して、プロジェクトの品質、納期、コストやコミュニケーションなどの項目について、５段階評価で回答するアンケートを実施します。自由記述ができるコメント欄で具体的なプロジェクトの状況を伝えることも可能です。その収集結果を時系列データにして、プロジェクトの状況や炎上の兆候を可視化します。
      メンバーが明確な炎上の兆候をプロジェクトマネージャーやPMに伝えられない場合でも、データの推移からプロジェクトが低迷傾向にあるなど察知することが可能です。また、PMOはプロジェクトマネージャーの報告だけでなく、現場のリアルな声も把握することができ、適切な支援を行うことが可能です。
  2. 適切な改善策の策定
    • アンケートの結果から、評価が低いメンバーやプロジェクトに対して、改善策を策定します。　PJ Insightは、プロジェクトメンバーに対し個別にコメントを返信できる機能や、複数のプロジェクトを管理している場合でも、注視すべきプロジェクトが一目でわかるアラート機能があります。
  3. 改善策の実行
    • 課題があれば、メンバーと個別に1on1の時間を設ける、またはチームミーティングを行いましょう。炎上を予防するには、現場の声を早く・正確に把握し、課題を早期に解決することが重要です。
  4. 改善策の効果検証
    • 週次アンケートの結果を確認します。　時系列データで表示されるため、改善策を実行した後にプロジェクト状況が改善傾向にあるかどうかを確認します。

PJ Insightは、これらのサイクルを繰り返し、プロジェクトの状況を継続的に改善する、プロジェクトのヘルスチェックツールです。

無料で使えるフリープランをご用意していますので、ぜひこの機会にPJ Insightの導入をご検討ください。

PJ Insightの機能を確認する