プロジェクト管理の失敗とは、計画や運用の問題によりプロジェクトの目標や成果物が期待される水準に達しなかったり、予算やスケジュールが大幅に超過したりと、結果に悪影響を及ぼすことを指します。

本記事では、プロジェクト管理が失敗する原因と対策を解説し、プロジェクト管理の成功に必要なポイントをお伝えします。

プロジェクト管理失敗の原因

プロジェクト管理失敗の原因はさまざまな要素が考えられますが、いくつか代表的なものを挙げます。

プロジェクトの目標・スコープが不明確

プロジェクトに明確な目標やスコープが存在しないと、プロジェクトの進捗状況を追跡できず、リスクを特定することができません。また、プロジェクトの目標・スコープが不明確だと予算、リソース、スケジュールなどを適切に管理することができないために、遅延や予算超過などが発生し、ステークホルダーの期待に応えられなくなる可能性があります。

目標やスコープが決まっているように見えて、実は十分に検討されていないままプロジェクトがスタートしてしまっているケースも危険です。この場合、スタート後にプロジェクトの目標やスコープが頻繁に変更されたり、追加されたりすることがあります。これらは予算超過やスケジュールの遅れにつながります。

プロジェクトメンバーのコミュニケーション不足

チームメンバーやステークホルダーとのコミュニケーションが不十分である場合、プロジェクトの要件が誤解されたり、不適切な情報共有が行われたりすることがあります。また、本来であれば容易に見出せる顕在化しつつあるリスクでさえ、コミュニケーションの問題により発見が遅れてしまうリスクも考えられます。

予算やスケジュールなどリソースの見積もりが不十分

プロジェクト管理において、予算やスケジュールの見積もりが不十分になる原因はいくつも考えられますが、代表的なものとしては次の問題が挙げられます。

  • 顧客のニーズの把握不足
  • スケジュールやタスクの見積もりが甘い
  • 情報共有の不備

きっかけは情報共有の甘さやちょっとした認識のずれであっても、結果としてプロジェクトが予算や期限内に収まらなくなってしまうと、ときにはプロジェクトの継続が危ぶまれることもありえます。

リスク管理が甘い

プロジェクトのリスク管理が甘いと、予期せぬ問題に対処するためのリソースの確保が難しくなるため、成果物の品質や成果に問題が生じ、ステークホルダーの期待に応えられない可能性があります。

たとえ問題が起きていなくてもプロジェクトのリスク管理は極めて重要であり、リスクを正しく織り込んであらかじめ備えておくことが必要です。

透明性の欠如

透明性に欠けるプロジェクトは、プロジェクトの方向性や目標が関係者に周知されづらくなります。一部の人だけが情報を握りプロジェクトメンバーへの開示が不十分な体制になってしまうと、プロジェクトの進捗状況や課題、リスク、決定事項などの迅速な共有が難しくなり、どこかで起きた問題が関係者に知られず放置されることもあり得ます。結果的にスケジュールの遅延や予算超過、品質の低下につながりかねません。

組織のサポートが不十分

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに必要なリソースや支援を十分に受ける必要があります。組織内の他部署やステークホルダーから適切なサポートが得られない場合、特に上層部からの支持が得られないような場合には、プロジェクトメンバーのやる気やモチベーションが低下することがあります。

もしもプロジェクトに対する組織のサポートが不十分と感じられる場合、プロジェクトマネージャーは上層部とのコミュニケーションを強化し、プロジェクトの重要性や進捗、見込める成果などを明確に伝えることが必要です。

プロジェクトが失敗する予兆

前述のプロジェクト管理失敗の原因はある日突然発生する不可避なものではありません。もちろんプロジェクト開始前に予防できるのがベストですが、プロジェクト開始後もその予兆に気づくことができれば対策は可能です。プロジェクト開始後に現れるプロジェクト管理失敗の予兆としては、以下のようなものがあります。

慢性的な進捗の遅れ

プロジェクトが計画どおりに進まず進捗が遅れている場合は、問題点を早期に特定して対処することが必要です。進捗の遅れが長期化すると、納期の遅れやコストオーバーなどの影響が生じ、プロジェクトの成果に影響を及ぼす可能性が高くなります。

コミュニケーションの食い違いが目立つ

プロジェクトの目標や進捗状況に関する認識の違い、期待される役割や責任についての認識不足、情報共有の不備などがあると、チームメンバーの間でコミュニケーションの食い違いが頻繁に起こります。このような問題を抱えているとプロジェクトの達成に支障をきたしてしまいます。

費用が予算を超えている

プロジェクトの途中でこのまま進むと予算を超えてしまうと気づくこともあるでしょう。予算超過が予想される場合には、早期にコスト削減や予算の見直しなどの対策が必要です。

スコープが頻繁に変更される

プロジェクトのスコープが頻繁に変更されると、プロジェクトの方向性が曖昧になり、目標達成が困難になることがあります。また、スケジュールやコストに影響が及ぶこともあります。プロジェクトマネージャーは、スコープ変更の影響を把握し、適切な調整を行うことが必要です。

プロジェクト失敗の予兆を見逃さない「PJ Insight」

問題はいかにしてプロジェクトマネージャーがプロジェクト失敗の予兆に気づくかですが、もっとも重要なのは現場でその予兆を目にしているプロジェクトメンバーとの情報共有です。

忙しくてなかなかそのための時間を取れない場合、PJ Insightのようなツールを活用することもおすすめです。PJ Insightは、プロジェクトの本質を見抜く(insight)ためのツールで、従来の進捗報告手法では把握できなかった品質や納期などに対するメンバーの本音・不安をオンラインの定期アンケートで収集し、時系列データとしてプロジェクトの状況を可視化します。

詳しくはPJ Insightの機能一覧をご覧ください

プロジェクト管理を成功させるポイント

プロジェクト管理失敗の原因やプロジェクトが失敗する予兆を知れば自明の理ともいえますが、プロジェクト管理を成功させるポイントとして以下のことがらが挙げられます。

プロジェクトの目標やスコープを明確にする

プロジェクトの進捗や達成の度合いを定期的にチェックして、本来の目標、スコープに合致しているかを確認しましょう。目標やスコープが明確であり、途中でズレが生じていないことが確認できれば、全員が同じ方向に向かって協力しやすくなります。

チームメンバーとのコミュニケーションを円滑にする

コミュニケーションはプロジェクト成功の重要な鍵です。プロジェクトリーダーはメンバーとのコミュニケーションを円滑に行い、情報共有を促進し、皆が協力しやすい環境を整えることが必要です。

予算やスケジュールの見積もりを正確に行う

正確な見積もりとスケジュールを立てることはプロジェクトの成功に不可欠です。財務部門や専門家の支援を受けて、可能な限り正確な見積もりを行い、必要なリソースを確保しなければなりません。また、見積もりを踏まえてスケジュールを調整することも重要です。

リスク管理を適切に行う

プロジェクトにはリスクがつきものですが、リスクを適切に管理することで備えや対応策を用意することができます。リスク管理計画を作成し、リスクの可能性と影響を評価し、優先順位を付けて対策を取りましょう。リスク管理にあたっては以下のプロセスを実施します。

  • リスクの特定:プロジェクトで起こり得るリスクをリスト化し、それぞれのリスクがどのような影響を与えるかを把握する。
  • リスクの分析:リスクが発生した場合の影響やその発生確率を評価する。
  • リスクの評価:リスクに対して、どの程度の重要度があるかを評価し、リスクの優先順位を設定する。
  • リスクの対策:リスクを回避、軽減、移転、受容するための対策を立てる。
  • リスクの監視とコントロール:リスクが実際に発生しないように、リスクの状況を定期的に監視し、必要に応じてコントロールを行う。

これらを適切に実施することでリスクを最小限に抑え、プロジェクトを成功に導くことができます。

プロジェクトを推進するための体制を作る

プロジェクト成功のためには、プロジェクトを推進するための適切な体制をつくることが重要です。そのためには以下の留意点を押さえておくことが必要です。

(1)リーダーシップの確立

プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーには、リーダーシップを発揮して明確にプロジェクトの方向性を示し、チームメンバーのモチベーションを高めることが求められます。

(2)役割分担の明確化

各自の役割をはっきりと定め、それぞれがどのような責任を持ち、どのような成果を出す必要があるかを明確にすることが必要です。

(3)情報共有の仕組みの整備

プロジェクトの情報を集約する仕組みや情報共有のルールを整備し、チーム全体で情報を共有することが必要です。情報共有ツールの活用も有効です。

(4)チームメンバーのスキルアップの支援

チームメンバーがプロジェクト遂行に必要なスキルを持っていることも重要です。そのため、スキルが不十分なチームメンバーに対しては、トレーニングやコーチングなどを通じてスキルアップの支援を行うことが必要です。

プロジェクト管理ツールの導入

プロジェクトの計画、スケジュール、リソースの割り当て、タスク管理、コミュニケーション、進捗状況の追跡、問題やリスクの管理など、プロジェクトのさまざまな側面を管理するためのツール(ソフトウェア)が多数あります。

こうしたプロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクト全体の可視化が可能となり、進捗状況や問題点をすばやく把握することができるでしょう。

プロジェクト失敗の原因を取り除き、成功に導く

プロジェクトを成功させるためには、明確な目標設定や計画の策定、チームメンバーの適切な役割分担とコミュニケーションなどが必要であり、事前にリスクを分析し、適切な対策を講じることが不可欠です。これらのポイントを意識することで、プロジェクト管理の失敗を避けることができます。

また、先述したようにプロジェクトの進行状況を定期的に評価し、プロジェクト開始後に現れる失敗の予兆を見逃さないことも重要です。

そのためのツールとしておすすめなのが「PJ Insight」です。

PJ Insightは、毎週1回、メンバーに対して、プロジェクトの品質、納期、コストやコミュニケーションなどの項目について、5段階評価で回答するアンケートを実施します。その収集結果を時系列データにして、プロジェクトの状況や炎上の兆候を可視化します。

メンバーが明確な炎上の兆候をプロジェクトマネージャーやPMOに伝えられない場合でも、データの推移からプロジェクトが低迷傾向にあるなど察知することが可能です。

データから炎上の兆候が見られた場合は、1on1などでメンバーからヒアリングを行い、炎上リスクに対し、早期にアクションを起こすことができます。

また、PMOはプロジェクトマネージャーの報告だけでなく、現場のリアルな声も把握することができ、適切な支援を行うことが可能です。

PJ Insightは、アンケート、プロジェクトの現状把握、炎上リスクの早期解決のサイクルを繰り返し、プロジェクトの状況を継続的に改善する、プロジェクトのヘルスチェックツールです。 無料で使えるフリープランをご用意していますので、ぜひこの機会にPJ Insightの導入をご検討ください。